Backoffice: por que ele é tão importante para sua empresa?

Fazendo uma analogia com poucas palavras, o backoffice é a definição de “alma do negócio”. É neste setor que encontramos toda a estrutura necessária não só para fazer um negócio crescer, como também, principalmente, para mantê-lo firme.

Mas, afinal, o que exatamente isso significa? Que práticas fazem parte do conceito de backoffice e como elas impactam uma empresa? Bem, as respostas para essas perguntas você descobrirá neste post. 

Falaremos sobre o que é back office, quais os principais setores e como uma boa gestão dele impacta diretamente no sucesso da sua empresa. Vamos lá?

Definição de backoffice

O termo backoffice — ou back office — significa “parte de trás do escritório”, em tradução livre para o português.

Ele se refere a um grupo de profissionais, funções e departamentos das áreas administrativas de uma empresa que têm como objetivo algo bem simples, porém na prática é pra lá de complexo: manter a empresa funcionando, organizada e com processos executados com eficiência.

Todos os colaboradores deste setor trabalham em conjunto para que os procedimentos internos da empresa sejam realizados corretamente em detalhes, etapa por etapa, identificando falhas por meio da análise de dados e agindo antes mesmo de impactar todas as outras fases.

Essa “retaguarda” não tem contato diretamente com o cliente ou o consumidor final de sua empresa, mas eles são fundamentais para que seu produto ou serviço exista, tenha qualidade garantida e para que sua empresa tenha resultados sólidos.

Quais áreas fazem parte do backoffice?

 

Agora que você sabe o que o backoffice faz, está na hora de conhecer quais são os profissionais que estão por trás dele.

Ele é formado por um variado grupo de colaboradores que não estão, necessariamente, relacionados com a principal atividade de seu negócio, mas sim com as operações que sustentam tudo isso.

Ou seja, essas pessoas não estão na linha de frente no dia a dia (como quem produz os produtos ou quem os vende), mas sim por trás de tudo, pensando em planejamentos, estratégias, analisando informações, gerenciando cada etapa dos processos da empresa e colocando ordem na casa.

É este setor que faz a empresa conseguir funcionar com excelência.

Mesmo que cada tipo de negócio tenha suas particularidades e diferentes quadros de trabalhadores, de um modo geral, existem algumas funções que se encaixam na “retaguarda” de todas elas, como: o setor de estoque, o administrativo, o financeiro, o de Recursos Humanos, o financeiro e o logístico.

A importância da automatização do backoffice

Apesar do backoffice por si só já ser extremamente necessário e trazer impactos positivos para o negócio, não é só de processos manuais e humanos que viverá uma empresa.

A presença e a ajuda da tecnologia aqui é igualmente fundamental. Aliar a inteligência e o poder de análise humano a programas que otimizam e automatizam a rotina desses profissionais fará com que o backoffice seja muito mais eficiente, seguro e produtivo.

Sistemas como os de relacionamento com clientes, de gestão empresarial, financeira e de documentos, e de emissão de nota são alguns exemplos de tecnologias que podem tornar esses processos fluídos.

Além de tornar muito mais prática a rotina de trabalho dos profissionais envolvidos com a retaguarda, a automatização do backoffice também diminui muito os ruídos, reduzindo drasticamente falhas e gargalos que são difíceis de serem eliminados, tornando a experiência do cliente final com seu produto ou serviço ainda melhor!

Dito isso, destacamos os principais pontos para ter sucesso empresarial. Continue a leitura para não perder nenhum detalhe.

 

Definição de metas

É importante que, antes de colocar qualquer operação em prática, sejam definidas todas as metas e os reais objetivos a serem alcançados. Assim, todo o setor de back office ficará encarregado de garantir que o planejamento seja executado como o esperado.

Para isso, as metas precisam ser realistas, palpáveis e concretas. Molde-as de acordo com a capacidade de cada área ou porte do negócio. Dessa forma, os objetivos da sua empresa não se tornam distantes da realidade da organização empresarial.

 

Alinhando o planejamento

Agora que as metas estão definidas, chegou o momento de traçar o planejamento da sua empresa. Aqui, serão traçadas todas as estratégias para que as metas e objetivos sejam alcançados.

As ações do back office estão pautadas nessa fase e informações como investimento, mão de obra e infraestrutura serão discutidas para o sucesso da operação.

O setor de backoffice pode ser responsável por diversos processos para garantir o sucesso das atividades e cumprimento das demandas, como por exemplo comprar materiais, implementar sistemas de gestão, contratar profissionais, entre outros.

 

Análise de indicadores

Se você tem uma empresa, já está bastante familiarizado com os famosos KPIs, não é mesmo? Mas, para ficar claro e de forma sucinta, eles são os indicadores-chave de desempenho de uma empresa.

Quando você sabe quais são esses indicadores e faz uma análise deles, é possível ter uma visão ampla sobre quais são as estratégias que funcionam e quais precisam de mudanças para obter melhor resultado.

Os indicadores variam de acordo com cada situação, mas você pode analisar a produtividade, retorno sobre investimento, feedbacks, qualidade do serviço, entre muitos outros exemplos.

É importante que todas essas métricas sejam acompanhadas e analisadas por um profissional que entenda sobre o assunto e possa abordar novas estratégias para trazer mais sucesso ao seu negócio.

Invista na estrutura vital de seu negócio!

Em resumo, o backoffice é o que faz seu negócio manter-se firme e melhor a cada dia. Por isso, investir nele, contratando profissionais experientes e procurando sistemas que ofereçam total apoio e otimizem esse processo, deixará seu negócio pronto para evoluir ainda mais e o solo fértil para nascer oportunidades incríveis de novos negócios e de crescimento.

Para te ajudar nesse processo, conte com a VIK Tech and Services. Além da prestação de serviço em si com nossa Solução de BackOffice, contamos com equipes de profissionais capacitados e especializados e desenvolvedores experientes para transformar o modo como seu negócio é gerido.

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